La stratégie d’externalisation est devenue une pratique courante pour les entreprises de toutes tailles cherchant à optimiser leurs opérations et à se concentrer sur leur cœur de métier. Pour les très petites entreprises (TPE) et les petites et moyennes entreprises (PME), la stratégie d’externalisation offre un levier particulièrement efficace pour accéder à des compétences spécialisées, réduire les coûts et améliorer la flexibilité. Cet article explore les étapes clés pour mettre en place une stratégie d’externalisation efficace au sein d’une TPE/PME.
Évaluation des besoins et définition des objectifs
La première étape dans l’élaboration d’une stratégie d’externalisation réussie consiste à évaluer les besoins de l’entreprise. Cela implique d’identifier les domaines d’activité qui nécessitent une expertise spécialisée, qui vous sont chronophages ou qui ne relèvent pas du cœur de métier de l’entreprise. Les objectifs de l’externalisation doivent être clairs et définis. Les objectifs de cette stratégie peuvent être multiples, mais doivent néanmoins être identifiés. Vous pouvez chercher à :
- Réduire les coûts
- Améliorer la qualité des services
- Accéder à de nouvelles technologies
- Permettre à l’entreprise de se concentrer sur ses activités principales
En bref, une stratégie bien créée aidera l’entreprise à faire les bons choix.
Sélection des fonctions à externaliser
Une fois les besoins et objectifs bien définis, l’étape suivante consiste à sélectionner les fonctions à externaliser. Pour les TPE/PME, il peut s’agir de la comptabilité, des ressources humaines, du support informatique, de la production, du marketing digital ou du service commercial. Il est important de déterminer les domaines qui vous apporteront une réelle valeur ajoutée.
Choix du prestataire
Le choix du prestataire est une étape critique de la stratégie d’externalisation. Pour faire simple, il est important de ne pas faire appel à n’importe qui. Vous pouvez trouver votre cadre via des réseaux sociaux professionnels tels que Linked in. Mais pas que ! Vous pouvez également faire appel à des réseaux professionnels d’experts, comme Groupe Active par exemple. Vous serez mis en relation avec des cadres pouvant répondre à vos besoins internes rapidement et vous pourrez avoir une totale confiance en eux. La mise en place d’un processus de sélection rigoureux garantira la formation d’un partenariat solide et bénéfique.
Gestion de la transition
La mise en place d’une stratégie d’externalisation doit être menée avec minutie afin qu’elle ne perturbe pas le fonctionnement interne de l’entreprise. De cette façon, vous vous assurez la réussite de vos actions. Vous pouvez agir en formant vos équipes et en mettant en place des systèmes de communication efficaces. En ayant une communication ouverte et régulière avec votre prestataire externe, vous vous assurez que la transition se fera sans heurts.
Suivi et évaluation continue
Une fois la stratégie d’externalisation mise en place, un suivi et une évaluation continus sont nécessaires pour s’assurer que les objectifs sont atteints et que la qualité attendue du service est au rendez-vous. N’hésitez pas à fixer des points de performance clef avec votre cadre externalisé et de réaliser des contrôles fréquents. Cela n’a pas pour objectif de contrôle, mais simplement pour aider à identifier les domaines d’amélioration et à ajuster les services en fonctions des besoins de l’entreprise.
Préparation à la flexibilité et à l’évolution
Enfin, une stratégie d’externalisation réussie doit inclure une certaine flexibilité pour s’adapter aux changements du marché et aux évolutions technologiques. Les TPE/PME doivent être prêtes à réévaluer et à ajuster leur stratégie d’externalisation en fonction des performances, des retours d’expérience et des nouvelles opportunités qui se présentent. Cela peut impliquer le changement de prestataires, l’externalisation de nouvelles fonctions ou la réinternalisation de certaines activités si cela s’avère bénéfique pour l’entreprise.
Réaliser une stratégie d’externalisation dans une TPE/PME n’est pas une démarche à prendre à la légère. Il est important de la planifier avec minutie, de sélectionner avec soin ses prestataires. Une bonne gestion et un suivi de cette stratégie vous mèneront au succès de celle-ci tout en vous aidant à identifier de nouvelles opportunités et vous offrir des avantages significatifs.
